El ciclo de mejora continua. (Ampliación).

Hace un poco más de un mes escribimos una nota sobre este tema, por razones de aplicación directa para los proyectos con nuestros clientes , nos vemos en la necesidad de ampliar un poco más sobre esta importante herramienta de la calidad y también para hacer caso a las recomendaciones de revisar (C) y actuar (A) que esta metodología nos hace. La base de este post será nuestra publicación cuyo enlace dejamos para cualquier referencia necesaria. (*) allá vamos.

Se ha hablado y escrito mucho sobre el círculo de la calidad, el ciclo PDCA o el ciclo de mejora continua y «Ciclo de Deming» en honor a Edwars Deming, quien lo popularizó en Estados Unidos. Es menos conocido como «Círculo de Shewhart», quien entre 1930 y 1940 desarrolla esta técnica y luego Deming en 1950 la populariza en Japón y luego en Estados Unidos como se menciona lineas arriba(**). Posiblemente entre los lectores haya más de uno con formación en ingeniería o ramas afines que conozca bastante y nos pueda ilustrar mejor que nadie sobre esto. Haremos un resumen que resulte sencillo y suficientemente claro para todos, sobre todo para aquellas personas que empiezan con esto y quieren hacer uso de esta importante herramienta de calidad; la orientación de este artículo no estará centrada únicamente en la ingeniería; como lo mencionamos líneas arriba, buscamos la aplicación de esta herramienta para todo tipo de propósito empresarial o personal.

Empecemos: Cuando queremos llevar adelante una iniciativa decimos que tenemos un «Proyecto» en curso y un proyecto se define como una secuencia de actividades orientadas a conseguir un fin determinado, para evitar ambigüedades tomemos la definición del PMI ( Project Management Institute ) «Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único». Veamos entonces algunas características de manera explícita; un proyecto es único, tiene un propósito, es temporal; es decir tiene un inicio y un fin (se debe terminar) y de manera implícita un proyecto tiene un costo, tiene una serie de recursos necesarios para su ejecución al igual que personas responsables de cada una de esas tareas. Tiene también un objetivo (alcance) que se espera lograr y una serie de riesgos que se presentarán durante su ejecución; cada uno de estos aspectos debe ser gestionado. Los vamos a enumerar para no perderlos de vista, porque ocurre que los proyectos no son exitosos cuando alguno de estos elementos no son gestionados en forma adecuada: Alcance, Tiempo, Costos, Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Integración, Riesgos, Adquisiciones. (Amerita una ampliación futura sobre estos puntos)

Me debo disculpar por la profundidad técnica que pueda estar empezando a tener este artículo, sin embargo considero que el nivel es el necesario y suficiente para que no tengamos «inconvenientes» con el manejo de los temas y terminología que mencionaremos. Ocurre que las herramientas de gestión de proyectos y las personas que tienen la capacidad de ejecutarlos de forma exitosa, son cada vez más valiosas en las organizaciones, precisamente por eso: Hacen que las cosas ocurran.

Existe una organización (PMI) al igual que un manual (PMBOK) para estandarizar y documentar los términos y prácticas generalmente aceptadas de la «gestión exitosa de proyectos» del mismo modo existen «herramientas y técnicas» desarrolladas para apoyar en esta importante disciplina. Una de las más difundidas y más simples es precisamente el ciclo PDCA, «Ciclo de Deming» o «Círculo de Shewhart». Las iniciales (en inglés) de cada una de las etapas de este ciclo, dan origen a uno de sus nombre más conocidos «Ciclo PDCA» y se explican del siguiente modo:

Planear (P).- Así es, es pensar lo que se quiere hacer y darle la claridad necesaria. Ponerlo en blanco y negro como se suele decir, con fechas claras, metas concretas y responsables bien identificados para su ejecución. La planificación es muy importante al momento de comenzar nuestros proyectos, es un proceso que ocurre en nuestra mente y se debe volcar a un documento de manera objetiva. Planear hará que nuestro proyecto no vaya a la deriva, permitirá que se tenga claridad sobre las cosas que se tiene que hacer antes de hacerlas, esto permite saber a priori lo que se necesita y de cierto modo «nos aterriza» al permitirnos disponer de una visión completa de todo el panorama. Es importante también poder planificar o definir la manera en la que se tratarán los «Cambios» que se puedan presentar en el proyecto en sus etapas posteriores, de manera que no existan «sorpresas» que nos puedan dejar paralizados.

Hacer (D).- Es ejecutar los planes, poner las manos a la obra, empezar el trabajo planeado. Esta etapa la mayoría de las veces resulta postergada. Debemos ser disciplinados y empezar con la realización de lo planeado, de otra manera todo quedará en hermosos sueños. Significa pasar a la acción y empezar la ejecución responsable de cada una de las actividades necesarias para que el proyecto llegue a su finalización exitosa. Debemos recordad que muchas de las tareas están encadenadas y tienen dependencias entre si de tal manera que el retraso en una actividad impactará en forma negativa en otras y todo esto impactará negativamente en todo el proyecto.

Revisar (C).- Una vez que se se ha terminado el paso anterior, inclusive mientras está en ejecución sobre todo si son tareas de larga duración; se deben hacer revisiones a los resultados o a los avances según sea el caso, para validar si los resultados alcanzados van conforme a lo planeado en el primer paso. La finalidad es poder detectar las «desviaciones» del plan original. Salvo que ya tengamos un dominio completo y absoluto del tema que estemos tratando, nuestros planes no sufrirán desviaciones. Ese será un caso que se nos presentará considero en muy pocas oportunidades, sobre todo al empezar. Por lo tanto no nos desanimemos si las cosas no salen conforme las planificamos, es usual que el optimismo nos gane al principio durante la planificación, ya luego la experiencia nos enseñará a efectuar mejores estimaciones.

Actuar (A).- ¿Hay cosas por mejorar identificadas en la etapa anterior? manos a la obra nuevamente, debemos aplicar las acciones pertinentes y los ajustes necesarios para lograr que el plan se ejecute conforme a las estimaciones realizadas y podamos cumplir así con los objetivos que nos hemos propuesto.No debemos olvidar que se trata de un ciclo, significa que si hemos llegado a esta etapa, debemos hacer girar la rueda y empezar nuevamente, hacerlo nos permitirá alcanzar mejoras de manera permanente, no debemos detenernos al terminar los primeros pasos, son importantes es verdad, pero tenemos que reconocer que para llegar a nuestro destino y al pleno cumplimiento de nuestros objetivos tendremos que dar muchos pasos hacia adelante, sin desfallecer, con la confianza plena y la seguridad de que cada paso que demos nos estará acercando cada vez más a ese lugar que todos queremos alcanzar: La satisfacción y felicidad de lograr el éxito.

Hay muchas ideas que van en contra de la planificación, con la autoridad que nos otorga la experiencia diría que esas ideas nos conducirán al «Caos» que precisamente queremos evitar. Queremos reiterar lo que ya dijimos al analizar la etapa de Revisión «C», es usual que las cosas no salgan conforme las hemos planificado, no nos debemos decepcionar por esto, puesto que los escenarios pueden variar y debemos considerar que durante la planificación podemos estar algo alejados de la realidad y nuestras estimaciones suelen ser muy «optimistas», ya luego la experiencia nos irá enseñando el camino adecuado y tener mejor precisión en nuestras estimaciones iniciales. Por otro lado debemos considerar que las etapas «C» y «A» de este ciclo nos permitirán hacer las correcciones de rumbo que sean pertinentes.

Estaremos atentos a cualquier consulta o comentario que nos quieran hacer respecto a este importante tema, queremos que la aplicación de esta herramienta sea natural por el enorme valor que tiene y la ayuda que proporciona para todo lo que queremos hacer. Hasta la próxima!

(*) Enlace a la nota original
https://web.facebook.com/notes/ideas-de-%C3%A9xito/el-ciclo-de-mejora-continua/355532248627006/

(**) Según el documento El Ciclo Shewhart o el Ciclo Deming José M. Alemany (2004) tomado de:
http://www.ctpe.ips.edu.ar/wp-content/uploads/2016/05/El-Ciclo-Shewhart-o-el-Ciclo-Deming-Alemany.pdf

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