Gestión de Proyectos de Manera Sencilla. Parte tres

Todavía me siento mal por haber detenido las entregas de estos contenidos por tanto tiempo, adicionalmente he revisado lo que ya hemos cubierto hasta el momento y debemos apurar un poco más el paso. Por esos dos motivos es que estamos aquí nuevamente para continuar con el desarrollo de este tema, así que allá vamos.

El ciclo de vida de un Proyecto: Cuando vamos a comenzar algo, nos resultará de mucha utilidad saber adónde queremos llegar y sobre todo las partes por las que iremos atravesando, esto tiene beneficios que nos permitirán ir cumpliendo metas. Es importante saber dónde quieres llegar, de dónde vienes y también en qué parte te encuentras. Si bien es cierto los proyectos son únicos y no se repiten, las fases por las que atraviesan si pueden ser  digamos esquematizadas para facilitar su comprensión. Estas serían las 4 fases por las que atraviesa un proyecto (*).

Identificación de una necesidad: Los proyectos típicamente nacen porque hay un problema o necesidad que se debe resolver, suele ser el cliente quien manifiesta su requerimiento y muestra la disposición para proporcionar los recursos necesarios para poder dar satisfacción a su necesidad. En esta fase surge el término del RFP (requerimiento de propuesta, por sus siglas en inglés)  

Desarrollo de una propuesta: La persona o equipo que se encargará de atender el requerimiento, debe elaborar una propuesta (Cotización) que incluya en términos de tiempo y costo la manera en la que se puede resolver la necesidad, considerando los recursos adicionales y las utilidades involucradas en caso de tratarse de alguna organización o empresa que se dedica a la ejecución de proyectos.

Implementación: Se empieza a dar inicio a la ejecución del trabajo o esfuerzo para la realización del proyecto. En este nivel se tiene claridad respecto a los cronogramas y la secuencia de actividades que se llevarán a cabo. En esta etapa suele efectuarse la mayor cantidad de esfuerzo de todo el proyecto.

Finalización o cierre: Cuando se han concluido todas las tareas contempladas en el plan elaborado, se deben realizar actividades relacionadas a una correcta finalización del proyecto, buscando sobre todo la conformidad del cliente a los entregables o resultados obtenidos. Lograr la satisfacción del cliente es uno de los resultados que se desean y si conseguimos la participación permanente del cliente en cada una de las etapas, esta tarea se podrá facilitar.

Vale la pena mencionar que algunas de estas fases pueden realizarse de modo muy rápido o sin la rigurosidad necesaria, sobre todo cuando se trata de proyectos pequeños, pero no debemos descuidar la formalidad al momento de registrar los acuerdos tomados. Ocurre que en las fases iniciales de casi todos los proyectos y cuando no hay complicaciones, todo es color maravilla y la dulzura abunda en el ambiente. Pero cuando “la luna de miel” termina y las complicaciones aparecen; de manera “predeciblemente inexplicable” (**), las personas pierden el encanto inicial y empiezan las luchas internas, se produce el conflicto y el caos se apodera de todos. Allí, la revisión de los acuerdos que figuran en los documentos del proyecto, serán nuestra salvación y nos permitirán recuperar la objetividad y la cordialidad ideal.

Otro aspecto importante a destacar en este momento está relacionado a la duración de cada una de estas fases en el tiempo, considerando que los proyectos tiene una duración variable en función a la complejidad de la necesidad que busquen resolver, pueden ser semanas o inclusive años y conviene dar una mirada a que realmente las fases consecutivas se suelen superponer entre sí y no son del todo secuenciales, para esto valdrá la pena observar la ilustración que acompaña esta publicación.

Ahora la cosa se empezará a poner interesante, porque les había mencionado que el esfuerzo de todo el proyecto se suele incrementar en la fase de implementación y es hasta cierto punto lo que más o menos debería parecer lógico, revisando material adicional sobre esto, hay un aspecto que algunas veces pasa desapercibido y es algo que se debe hacer desde el inicio hasta el final del proyecto, sobre todo si queremos asegurar una culminación exitosa del mismo, propósito de cualquier gerente del proyectos.

Esto se logra por medio de una labor que debe ser permanente y transversal a todas las fases. Un proyecto; por definición, es un esfuerzo único por lo tanto, la incertidumbre respecto a las asunciones relazadas en etapas iniciales suelen jugarnos malas pasadas y causan desviaciones, que a la larga se trasforman en complicaciones; las que de no ser detectadas y controladas, hacen que nuestros proyectos no tengan el resultado esperado.

Aquí radica la importancia de realizar labores de control permanente y así detectar; de manera oportuna, las variaciones y realizar los ajustes necesarios. De esta manera podremos volver a poner nuestro proyecto en el curso correcto y de conformidad al cronograma. Esta labor es tan importante que podría ser considerada como una quinta fase y quiero desatacar el valor que tiene, para que al momento de comparar la gestión de proyectos con metodologías ágiles como Scrum, podamos tener claridad de las ventajas que nos aportan las distintas herramientas de gestión y el modo en que su correcta utilización nos ayuda a conseguir el tan ansiado resultado: culminación exitosa dentro del costo y tiempo programado y con el usuario satisfecho con los entregables.

Relacionaremos estos conceptos con el ciclo de desarrollo del software, el ciclo de vida de un producto, otros muchos ciclos interesantes y las metodologías ágiles como Scrum que están muy vigentes en  la actualidad (20191206 ***), claro que ya se deben haber dado cuenta que esa será materia de otro encuentro futuro.

Sabemos que uno de los propósitos de Ideas de Éxito es poderles entregar contenidos de calidad en forma periódica, la finalidad es crear un mundo más fácil por medio del aprendizaje y la aplicación de tecnologías que están al alcance de todos nosotros. Para lograr este cometido buscamos que las situaciones planteadas sean cotidianas a todos nosotros, tal como es la vida misma a través de cada uno de sus días.

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¡Hasta la próxima!

(*) Administración exitosa de proyectos Jack Gido James P. Clements Capítulo 1.

(**) Es una contradicción voluntaria en la redacción en la que quiero incurrir, para explicar que se sabe lo que va a suceder por no registrar formalmente los acuerdos tomados en las reuniones y sin embargo no se hace y luego, cuando surgen los problemas nadie parece entender el porqué.

(***) Es una buena idea poner la fecha cuando se escriben frases relacionadas a la actualidad, ocurre que el tiempo pasa muy rápido y no se sabe realmente en qué momento se leerán las ideas que escribimos, poner la fecha le dará un contexto y mejor entendimiento a ese lector o futuro estudioso.

Ésta es una publicación de Ideas de Éxito: una organización de servicios diversos que busca la satisfacción de las necesidades de sus clientes por medio del uso de plataformas tecnológicas, el aprendizaje, esfuerzo, dedicación y disciplina. Hazme llegar tu opinión y comentarios en la sección de comentarios de nuestras publicaciones o por medio de un correo electrónico a informes@ideasdeexito.com

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