Gestión de Proyectos de Manera Sencilla. Parte uno

Con la finalidad de que podamos sumergirnos de lleno en el apasionante mundo de la Gestión de Proyectos he decido comenzar a escribir algunas notas al respecto. Es verdad sabemos que ya hay mucha teoría relacionada en diferentes partes, entonces ¿cuál sería el propósito de seguir escribiendo sobre este mismo tema? Les cuento.

Hace un par de días estuve preparando un curso/ taller sobre esto y tuve que revisar el abundante material que tengo y que posiblemente como muchos de nosotros ya había olvidado. Entonces pensé que debería existir una manera mediante la cual no tengamos que estar revisando conceptos que al menos en un supuesto “ya lo hicimos” con anterioridad. El otro motivo está relacionado a que muchas veces estos temas son de carácter técnico por su naturaleza y deben formar parte del conocimiento de cualquier ser humano, al margen de su formación; porque en realidad son cosas con las que tenemos que lidiar con mucha frecuencia, sólo que no nos damos cuenta.

Al tener conocimiento y manejo de estos conceptos, nuestras labores se van a simplificar porque no se trata de otra cosa que la aplicación práctica de métodos basados en el sentido común. (Que no siempre resulta ser tan común, pero eso materia de otro tema)

Se trata entonces de relacionar los conceptos “Técnicos” con nuestro cotidiano “Qué hacer” para que de ese modo estemos en entrenamiento permanente y no tengamos que dar marchas atrás, porque desde hace un buen tiempo sabemos que “retroceder” se considera un desperdicio.

Así que sin más preámbulos comencemos:

¿Qué es un Proyecto?

Existen múltiples definiciones para un proyecto, dependiendo del autor o el propósito del que se trate, nos vamos a basar en algunas de las más simples que recuerdo.

  • Proyecto es un conjunto de actividades relacionadas entre sí con un propósito o finalidad común.
  • Proyecto es un esfuerzo para lograr un objetivo específico por medio de una serie particular de tareas interrelacionadas y la utilización eficaz de recursos (*)

Conviene mencionar que un proyecto es algo que se hace de manera única y no rutinaria, por ese motivo es adecuado indicar algunas características o atributos de los proyectos para una mejor comprensión:

Atributos de un proyecto:

  • Tienen un objetivo, se llevan a cabo con una finalidad.  Se suele definir en términos de alcance (propósito), programa (tiempo) y costo.
  • Se realiza por medio de tareas interdependientes, las que se deben ejecutar en cierta secuencia para alcanzar los objetivos del proyecto.
  • Necesita diversos recursos que pueden ser personas, equipos, instalaciones,
  • Tiene un inicio y tiene un fin programado.
  • Puede tener una sola tarea única, hay proyectos que son únicos porque nunca se han realizado con anterioridad
  • Tienen un cliente. Puede ser una persona, una organización.
  • Involucra incertidumbre. Es importante documentar estas suposiciones al inicio del proyecto. Se realizan estimaciones respecto a la duración de las actividades y el costo de cada una de ellas y conforme el proyecto va avanzando las suposiciones se deben refinar o se deben reemplazar con información objetiva.

Ejemplos de proyectos:

  • La producción de una película.
  • La construcción de un edificio.
  • El diseño y desarrollo de un nuevo vehículo.
  • La realización de una fiesta.
  • La implementación de un laboratorio clínico.

Habiendo comprendido estos conceptos y luego interiorizarlos, me gustaría que podamos analizar diversas situaciones que hemos realizado y que posiblemente no sabíamos que se trataban de un proyecto por ejemplo:

– Comprar una computadora.

– Un viaje de vacaciones.

– La preparación del desayuno.

– El lavado de la ropa.

– La publicación de un artículo en una revista.

– El lavado de un automóvil.

– Salir de compras.

– Ver una película.

– Hacer ejercicios.

– Ir a la oficina.

– Estudiar para un examen.

– Respirar.

En la siguiente parte de este tópico, analizaremos cada una de las situaciones planteadas y las adicionales que quieran revisar. Discutiremos si se tratan de proyectos o no, explicando los motivos que nos llevan a esa conclusión.

Si nos damos cuenta, los conceptos y definiciones que hasta acá hemos revisado, no resultan para nada ajenos a lo que solemos hacer de manera frecuente. Ocurre que al no tener oportunidad de poderlos relacionar se nos escapan y como los desconocemos, tendemos a pensar que son incomprensibles o de un contenido altamente técnico. Tengan la plena confianza que los vamos a dominar y de ese modo muchas de las actividades de las que solíamos huir nos resultarán muy amigables. Ese es el propósito de “Ideas de Éxito” y los contenidos que entregamos en forma periódica: hacer el mundo más fácil.

Ya lo saben, háganme llegar las dudas o preguntas que tengan en la sección de comentarios de esta página o por medio de un correo electrónico a informes@ideasdeexito.com

¡Hasta la próxima!

(*) Administración exitosa de proyectos Jack Gido James P. Clements Capítulo 1.

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