Hace muchos años cuando todavía estudiaba en la universidad el profesor del curso de gestión de proyectos nos mostró un vídeo sobre los problemas que se podían presentar en una planta de producción. La temática estaba basada en una historia de los años 80, les comparto el enlace advirtiendo que la calidad puede no resultar muy buena. https://www.youtube.com/watch?v=xay1wDCOu4I, sin embargo serán 45 minutos bien invertidos si deciden ver el vídeo.
El libro «La Meta» de Eliyahu M. Goldratt, se publica en el año de 1984 y allí presenta los resultados de su investigación de una forma bastante lúdica. Usualmente las organizaciones no están enfocadas en la verdadera meta que están buscando, hay mucha teoría romántica respecto a las finalidades de las empresas y el tema es más simple de lo que podamos imaginar: La meta de una organización empresarial es generar utilidades (siempre que la organización no sea una ONG, sin fines de lucro), para comprender mejor esto necesitamos hacer una análisis muy simple a la ecuación que describe las utilidades de una organización, la utilidad es consecuencia de restar los gastos de los ingresos obtenidos entonces seria:
Utilidad= Ingresos – Gastos.
Para maximizar la expresión necesitamos hacer dos cosas en forma independiente y mejor si se hacen de forma conjunta: Incrementar los ingresos y Reducir los gastos. Desde el lado de las unidades comerciales y de marketing de una organización pueden ayudar con la primera parte de la expresión; las unidades de operaciones, tecnología y aquellas que no tienen contacto con los clientes para efectuar transacciones de ventas, pueden apoyar con la segunda parte de la expresión. Las unidades de administración, finanzas y contabilidad pueden ayudar a validar que efectivamente se estén cumpliendo con los objetivos que la organización se ha planteado en términos de maximizar las utilidades. Es muy importante que existan áreas dentro de la empresa que sean capaces de validar y controlar de manera permanente que la organización esté alcanzado la meta que se ha propuesto en forma global como resultados y no en forma parcial o resultados independientes de cada unidad . El no hacerlo podrá llevar a pensar que por ejemplo los ingresos están incrementado cuando el costo necesario para atender las ofertas comerciales no cubre el margen que se espera obtener. Afirmaciones comunes como cerramos un «preciazo» desde el lado comercial usualmente chocan con un «gastazo» que la empresa debe efectuar para poder cumplir la promesa comercial que se ha efectuado. Por lo tanto se requiere que el lado comercial esté un poco mas cerca de la parte operativa de la organización y que por el mismo propósito la parte operativa de la empresa se acerque un poco más al cliente y comprenda y ayude a satisfacer sus necesidades «manifiestas» como las «no manifiestas».
Conviene mencionar que si bien es cierto este tema se origina en una planta de producción, la aplicación puede darse como en todo en esta vida en diversos aspectos de nuestra vida cotidiana y esa es quizás la parte deliciosa de estos comentarios o notas en esta página. Para ir de lleno a comentar las recomendaciones de Eliyahu M. Goldratt, comentaremos los puntos fundamentales de su estudio a través de los 5 pasos para la aplicación práctica de la «Teoría de las Restricciones» (TOC) por sus siglas en inglés:
- Identificar las limitaciones: o los «cuellos de botella» del sistema o el proceso productivo de la planta o el negocio. Conocer esta limitación es muy importante porque ésta condiciona la velocidad de producción de toda la cadena, es el eslabón más débil y a esa velocidad se mueve todo el sistema. Si se desean efectuar mejoras en alguna parte de la cadena se debe empezar acá, ya se dijo líneas arriba el eslabón más débil.
- Explotar las restricciones: Se debe decidir que hacer con la restricción, sabiendo que condiciona la velocidad de todo el proceso; se deben considerar efectuar los trabajos de mantenimiento necesarios para que esta unidad opere la mayor parte del tiempo posible.
- Subordinar las decisiones a esta limitación: Cualquier decisión que se piense tomar sobre todo el flujo productivo, debe tener en consideración que si no ayuda a mejorar al cuello de botella, no será de ayuda para alcanzar la meta; por lo tanto no se debe proceder. Dicho de otra manera se deben tomar decisiones que representen una mejora efectiva de la restricción, todos los elementos de la cadena deben trabajar para ayudar al «cuello de botella».
- Elevar la limitación: Analizar las posibilidades existentes para incrementar la velocidad del cuello de botella, mediante inversiones para una nueva máquina o crear una línea adicional o estaciones que permitan incrementar la producción.
- Volver al paso numero 1: Para determinar si hay una nueva restricción o limitación que haya aparecido como consecuencia de aplicar las medidas anteriores para superar la limitación identificada.
En la película se ilustra esto con una excursión o paseo que hace el protagonista con su hijo y los amigos que él tenía y se da cuenta que no los puede organizar de manera que todos vayan a la misma velocidad, porque precisamente había alguien que caminaba «mas lento» que todos y terminaba desordenando todo el flujo de la marcha. Al identificar a esta persona, hace que sea el líder de la caminata y como es natural; los que podían andar más rápido se aburren y comienzan a protestar por un lado y por otro lado la velocidad de la marcha no permitiría llegar dentro de la planificación y cálculos previos; por lo que seria necesario tomar acciones correctivas. Lo bueno de esto es que el grupo andaba a la misma velocidad, aunque no a la velocidad deseada. Se examina lo que llevaba el mas lento y se concluye que tenía mucho peso, además de las propias limitaciones físicas, las cuales ya complicaban la marcha. Para esto hace que todos los demás miembros del grupo ayuden y colaboren con el mas lento y lleven parte de su carga, con lo cual todo el grupo camina a la misma velocidad y se logar un flujo uniforme y constante de marcha para todo el grupo.
Como un rápido resumen les dejo la gráfica inferior para que podamos comentar o conversar al respecto en cualquier oportunidad. Si tienen cualquier consulta o comentario, les invito a escribirme en la sección de comentarios de la parte inferior o hacerme llegar sus consultas u opiniones que tengan.
¡Hasta la próxima!
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