SCRUM y sus Componentes (Parte I): Elementos del Sprint.

A lo largo de las diferentes notas de este Blog, hemos estado hablando de las distintas técnicas  y metodologías existentes para el desarrollo y gestión de proyectos.

Estas técnicas han ido evolucionando con el paso del tiempo y por estos años se ha puesto en boga la metodología SCRUM, decir que está en boga es nada  más una expresión coloquial, porque ya tiene sus buenos años entre nosotros, pero nos conviene revisar con un poco más de detalle y con mayor profundidad esta herramienta sobre todo por la necesidad de llevar a cabo un nuevo proyecto y el deseo natural de alcanzar resultados exitosos.

Recomiendo revisar las publicaciones anteriores de manera que no repitamos contenidos y estemos manejando los mismos conceptos que manejaremos en estas notas de revisión.

Los Elementos del Sprint:

Ya indicamos que el éxito de esta metodología es poder dividir el trabajo en partes iguales que son consideradas prioritarias  y de valor para el usuario, por tanto es muy importante poderlas comprender bien con la finalidad de lograr el éxito en nuestro proyecto.

Un Sprint es un ciclo de trabajo que tiene una duración de dos a 4 semanas cómo máximo. En cada uno de estos ciclos de trabajo el equipo de desarrollo hace la entrega de un “paquete” o funcionalidad terminada y deseada por el usuario. Una ventaja de hacerlo de esta manera es que permite detectar de manera temprana cualquier desviación que pudiese existir respecto a las expectativas entre todos los involucrados, los usuarios y el equipo de trabajo pueden haber entendido de manera distinta el concepto deseado e incluso plasmado en documentos, de modo que al ver las cosas “tal como son” y en la realidad, todos esos velos caen y se detecta si el proyecto va en la dirección correcta.

Aunque no es un requisito de la metodología; es conveniente que los Sprints tengan la misma duración a lo largo de todo el proyecto, de esa manera todos los involucrados se acostumbrarán a un ritmo permanente de ciclos de entrega y desarrollo.

El Sprint tiene los siguientes elementos: Planificación del Sprint (Sprint Planning), Reuniones diarias de Scrum (Daily Scrums), El desarrollo y todo el trabajo involucrado, La revisión del Sprint (Sprint Review) y la reunión de revisión retrospectiva del Sprint (Sprint Retrospective).

En la Planificación del Sprint, todo el equipo de desarrollo y los usuarios involucrados determinan el contenido de trabajo que se realizará en el presente incremento, es una reunión de máximo 8 horas que busca responder dos preguntas fundamentales: ¿Qué se puede entregar en el Sprint que se va a iniciar? ¿Cómo se conseguirá hacer el trabajo necesario  para poder entregar lo ofrecido?. En este punto vale la pena mencionar que un aspecto interesante de la metodología está basado en el compromiso de los miembros del equipo con el proyecto. Se trata de un esfuerzo conjunto “Como Equipo” y no como individuos, de modo que cada uno de los miembros del equipo tiene una motivación diferente con la culminación exitosa del proyecto, se comprometen y colaboran entre sí.

Para responder la primera pregunta, todo el equipo de trabajo colabora y participa en el entendimiento, se requiere conocer la “lista de producto” o el conjunto de todas las funcionalidades que se deben construir en el proyecto completo, la capacidad del equipo de desarrollo y el rendimiento pasado del equipo de desarrollo. Se debe recalcar que es el equipo de desarrollo el que determina lo que puede logar en el Sprint que se está planificando. Considerando que hay un elevado compromiso y responsabilidad de todo el equipo para la culminación exitosa del proyecto.

Con esta información el equipo de desarrollo elabora cuál será el objetivo del Sprint (Sprint Goal) y se compromete a su ejecución.

Luego de definido el objetivo del Sprint se procede a decidir cómo se construirán las funcionalidades seleccionadas de la lista de producto, estos elementos junto con el plan para terminarlos en el presente Sprint, constituyen el Sprint Backlog.

El equipo de trabajo se autoorganiza para poder asumir el trabajo necesario para la ejecución de las tareas programadas, se apoya con el “Dueño del Producto” para lograr el entendimiento y claridad suficientes de las funcionalidades necesarias y al finalizar la reunión de Planificación del Sprint el equipo de desarrollo debe ser capaz de explicar al “Dueño del Producto” y al “Scrum Master” la manera en la que será capaz de cumplir con el Objetivo del Sprint.

Se debe indicar que durante un Sprint no se deben realizar ni captar cambios que comprometan el objetivo del Sprint, del mismo modo los objetivos de calidad tampoco se disminuyen y el alcance puede ser clarificado entre el “Dueño del producto” y el “Equipo de Desarrollo” a medida que se va aprendiendo y conociendo más sobre el proyecto.

Las reuniones diarias del Scrum: Todos los días y por un espacio de no más de 15 minutos el equipo de trabajo se debe reunir para comunicar de manera oral e individual tres cosas fundamentales:

  • Lo que hizo el día anterior para alcanzar el objetivo del Sprint
  • Lo que hará el presente día que permitirá alcanzar los objetivos del Sprint.
  • Los inconvenientes o trabas que tenga que le impidan cumplir con sus labores.

Con esta información todo el equipo de trabajo está sincronizado con las actividades de sus compañeros y de esta manera se puede evaluar el progreso del equipo respecto al objetivo del Sprint y su cumplimiento. Al considerar que estas reuniones se deben realizar a la misma hora y en el mismo lugar se logra reducir la complejidad facilitando el entendimiento. No son reuniones de trabajo para resolver inconvenientes, se informa, con todos los involucrados del equipo presentes y se permite planificar las siguientes 24 horas de trabajo. A menudo el equipo de trabajo se vuelve a reunir para tener mayor detalle y resolver los inconvenientes manifestados en el Daily Scrum.

Estas reuniones mejoran la comunicación de todo el equipo y evitan la necesidad de reuniones informativas adicionales, permite la detección y eliminación de elementos que obstaculizan el desarrollo del proyecto y promueven la toma de decisiones en forma rápida y coordinada. Por otro lado las reuniones diarias mejoran el conocimiento general del equipo de desarrollo y constituye una reunión clave para la inspección y adaptación del equipo y el proyecto en general. Es importan señalar que en estas reuniones solo intervienen los miembros del equipo de desarrollo y el Scrum Master que hace las veces de moderador y facilitador, otros miembros del proyecto pueden estar presentes pero no intervienen en forma activa.    

El Desarrollo del Trabajo: Cada uno de los miembros del equipo de desarrollo efectúa las labores que le son pertinentes para completar las “Partes” o funcionalidades con las que se ha comprometido, es muy importante mencionar que con esta metodología los equipos son autogestionados y las capacidades del equipo se complementan entre si, por esa razón es conveniente que los miembros del equipo se encuentren físicamente cercanos, de manera que puedan resolver cualquier inconveniente o realizar cualquier coordinación en forma rápida y oportuna. De esta manera se van completando los elementos comprometidos de la “Lista de producto”, de modo tal que se garantice el cumplimiento de los objetivos del Sprint conforme se han planificado.

Vayamos madurando los conceptos del Sprint hasta acá detallados, en la siguiente nota sobre este mismo tema profundizaremos los aspectos pendientes (por ahora copiamos a manera de repaso lo que escribimos en las notas anteriores).

Revisión  del Sprint: Una vez que el «Sprint» ha finalizado, el equipo de desarrollo se deben reunir para entregar los productos del trabajo realizado durante el ciclo que ha finalizado. En la reunión que suele tener una duración de 4 horas, deben participar los dueños del producto y los usuarios a los que irá destinado el entregable o módulo en particular que se ha completado.

Retrospectiva del Sprint: En esta reunión los miembros del equipo de desarrollo se reúnen para analizar el Sprint que ha finalizado con el propósito de identificar las cosas que se pueden mejorar y las cosas que salieron bien, esto para garantizar la mejora continua, al interior del equipo de trabajo. De este modo el equipo se compromete mejor con los objetivos del proyecto y con seguridad las cosas comenzarán a caminar sin mayores inconvenientes. Estas reuniones son ideales también porque permiten limar las asperezas que suelen ocurrir entre los miembros de un equipo sobre todo cuando son equipos nuevos y no han logrado todavía superar las etapas de integración personal.

¡Hasta la próxima!

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Nota: La imagen destacada de esta publicación ha sido tomada de https://www.team-ideas.com/6-astuces-animer-une-reunion-de-maniere-originale/

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