Admito que demoré más de la cuenta con esta segunda entrega, factores externos (Imprevistos) hicieron que la espera se prolongue hasta hoy, pero ya! Con las disculpas del caso; estamos acá para seguir de lleno con este apasionante tema.
En la nota anterior conversamos sobre los atributos que tiene un proyecto y vimos unas cuántas definiciones, nos dimos cuenta que los proyectos son “Situaciones” que las vemos por decir lo menos en forma cotidiana en nuestras vidas y que no había razón alguna para escapar, la idea central era poder entender los proyectos y luego con un poco de ayuda técnica y conceptos claros al respecto gestionarlos en forma exitosa.
La gestión exitosa de un proyecto por lo general está circunscrita a cuatro factores: Ámbito, Costo, Programa y Satisfacción del cliente. (*)
El Ámbito o Alcance: El alcance de un proyecto es el trabajo que se debe realizar para garantizar al cliente que los entregables del proyecto cumplen con los criterios de aceptación pactados al inicio. La mayoría de veces el problema radica en la falta de entendimiento de este punto, cuando hablamos de “Entregables” nos referimos a los aspectos tangibles que recibirá el cliente, dicho de otra manera los resultados del proyecto. Si este punto no queda definido con total claridad para todos los que participan en el proyecto, con certeza surgirán complicaciones. La recomendación en general es poner el mayor detalle posible y documentar (usando formularios) los acuerdos para evitar que surjan complicaciones de manera posterior. “Yo pensé que…”, “Yo entendí que…”, “Se supone que…”, “¿Qué,… eso era?
Recuerda que una definición detallada y adecuada del alcance del proyecto, nos proporcionará la información suficiente y la claridad necesaria para los otros factores que se deben gestionar en un proyecto.
El Costo: Una vez que nos pusimos de acuerdo en lo que queremos hacer en el proyecto (Alcance), el siguiente punto es determinar la inversión que será necesaria. Cuánto nos costará la realización del proyecto considerando todos los detalles mencionados en el alcance y los que impliquen su correspondiente ejecución. Salarios de las personas que participarán, costos de los materiales que serán necesarios, equipos y maquinaria que se utilizarán, permisos y licencias, viajes, alojamiento y viáticos si son necesarios; utilidades de los contratistas y subcontratistas y un largo etcétera dependiendo del tipo y la magnitud del proyecto del cual estemos hablando. Se debe hacer un presupuesto inicial, luego las revisiones y ajustes que sean pertinentes para irnos acercando de esta manera al costo total del proyecto.
Acá radica la importancia de la definición y claridad del alcance del proyecto, esto nos permitirá realizar los cálculos de los costos con mayor precisión o en su defecto nos conducirá a una serie de inconvenientes relacionados al incumplimiento.
La experiencia que tengamos nos resultará de mucha ayuda, sobre todo al momento de detectar algunos costos ocultos que no se manifiestan a simple vista, como los pagos por traslado y almacenamiento de mercadería o las licencias de importación de algunos insumos. En un ámbito más cercano; digamos para la realización de la fiesta en una boda, suele ser necesario además del alquiler del local, solicitar permisos a la municipalidad y pagar licencias por el uso de la música a las asaciones de músicos y compositores. No tener conocimiento de estos aspectos significaría por ejemplo que la fiesta no se pueda realizar o se realice sin música (=><=) o que “alguien” deba pagar una multa.
El programa: O cronograma del proyecto, en este documento se especifica en forma detallada cada una de las actividades que se deben realizar, las fechas de inicio y fin de las mismas así como los responsables de su correcta ejecución. Una vez más, mientras mayor claridad tengamos en el alcance del proyecto, mayor será la claridad al momento de armar el cronograma. Estaremos en condiciones de determinar con la mayor precisión posible, la fecha en la que iniciará el proyecto y la fecha en la que terminarán todas las actividades, con lo que podremos saber si terminaremos en la fecha solicitada por el cliente. Acá aparece un elemento muy importante en la gestión de proyectos y nos referimos al “Plan del Proyecto” que debe contener todas las actividades del proyecto, los costos necesarios y el tiempo requerido para su ejecución. Este es el llamado triángulo de hierro de los proyectos “Alcance – Costo – Tiempo” y el reto es terminar las actividades del proyecto, en los plazos acordados sin exceder el presupuesto con un punto adicional ligado a la calidad de los entregables.
Se debe elaborar un buen “plan del proyecto” y tal como escribimos en notas anteriores por sobre todo debemos “ejecutar el plan”, con lo que nos acercaremos al objetivo de gestionar el proyecto en forma exitosa.
Satisfacción del cliente: Implica que el cliente esté conforme y de acuerdo con los entregables o resultados del proyecto, esta es una parte muy importante de la gestión de proyectos, se logra por medio de una comunicación adecuada, permanente y oportuna con el cliente y todos los miembros del proyecto.
Sabemos que el cliente es el centro de las organizaciones y “hay enormes cantidades de bits” escritos al respecto (Viene de litros de tinta escritos sobre el tema) y lograr su completa satisfacción no es tarea sencilla. Aquellos que tuvieron que atender una queja por mal servicio, saben de qué estoy hablando. Es una tarea muy complicada y puede que incluso sea de un nivel estresante máximo. Pero por otro lado, cuando somos capaces de lograr la satisfacción de nuestros clientes, podemos oír “música celestial” y esa música de verdad nos encanta. Para lograr la satisfacción del cliente en la gestión de proyectos debemos involucrarlo desde el inicio hasta el final, comunicación adecuada y permanente significa: “cuando el cliente lo requiera”, Por lo tanto debemos utilizar herramientas que hagan que esa comunicación esté siempre disponible y actualizada. (Hay mecanismos y aplicaciones que nos ayudarán en este punto. Ya escribimos sobre eso y con certeza lo seguiremos haciendo)
Entonces, para aterrizar y resumir de manera sencilla estos conceptos necesitamos un ejemplo que nos sirva de ayuda, considerando que ninguno de nosotros realiza fiestas de manera permanente (sino ya no sería proyecto) usaremos como ejemplo la realización de una fiesta de fin de curso con los siguientes supuestos:
- Hoy es 15 de noviembre de 2019.
- La fiesta se realizará el sábado 30 de noviembre de 2019 a las 20:00
- Participarán 30 personas entre varones y mujeres.
- No se servirá comida de fondo. (se puede considerar bocaditos y semejantes )
- Se entregará un recuerdo como presente a los asistentes.
- No se busca obtener utilidades.
- Se trata de estudiantes universitarios, los cuales cubrirán los costos en partes iguales.
Definamos entonces el alcance, el costo y el plan de proyecto que satisfaga a nuestros clientes (que en este caso serán los mismos estudiantes)
Quiero hacer notar que con el planteamiento de los supuestos del problema, se están haciendo precisiones valiosas que nos servirán de ayuda al momento de resolver este ejercicio.
¿Alguien se animará a compartirnos sus resultados?, esperaremos un poco para desarrollar este caso en la siguiente entrega.
El propósito de “Ideas de Éxito” y los contenidos que entregamos en forma periódica: hacer el mundo más fácil.
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¡Hasta la próxima!
(*) Administración exitosa de proyectos Jack Gido James P. Clements Capítulo 1.
(**) Fotografía tomada de:http://www.liderdeproyecto.com/articulos/alcance_%20del_producto_alcance_del_proyecto.html
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